Monitoring zaměstnanců

23.04.2020

aneb sledování činnosti zaměstnanců ze strany zaměstnavatele nejen v období koronaviru (GDPR)

Monitorujete služební vozidla prostřednictvím GPS nebo sledujete činnost zaměstnanců na pracovním PC či na internetu? Máte kamery na pracovišti ? Plníte přitom všechny povinnosti podle zákoníku práce a GDPR? A změnila se pravidla pro sledování zaměstnanců v souvislosti s krizovou situací?

Úvod

Kontrola činnosti zaměstnanců zásadním způsobem zasahuje do základního práva zaměstnanců na ochranu jejich soukromí. Na druhou stranu má zaměstnavatel legitimní zájem plnit své zákonné povinnosti a chránit svůj majetek. Zaměstnavatel by měl mít proto možnost adekvátní kontroly firemních prostor, používání firemního majetku nebo činnosti svých zaměstnanců.

Právní úprava sledování zaměstnanců

Základní úpravou českého právního řádu řešící danou problematiku je zákon č. 262/2006 Sb., zákoník práce. Monitoring zaměstnanců však zahrnuje i zpracování osobních údajů a spadá pod ochranu Nařízení Evropského parlamentu a Rady č. 2016/279, o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů (GDPR) a s tím souvisejícího adaptačního zákona č. 110/2019 Sb., o zpracování osobních údajů. Zaměstnavatel tedy krom povinností dle zákoníku práce musí splnit ještě povinnosti dle GDPR, spočívající zejména v informační povinnosti a v zajištění bezpečnostních opatřeních na ochranu osobních údajů. Zaměstnavatel musí dále dbát na dodržování zásad nezbytnosti, proporcionality a odpovědnosti a minimalizovat zásah do soukromí svých zaměstnanců.

Obecně lze říci, že kontrola zaměstnanců je povolena, pokud je dán oprávněný zájem zaměstnavatele převažující nad zájmy na ochranu soukromí zaměstnanců a pokud je kontrola přiměřená. Zaměstnavatel by měl proto pečlivě zkoumat vhodnost, potřebnost a přiměřenost jím zvoleného a nastaveného monitorovacího prostředku. Pokud má zaměstnavatel možnost sledovaného cíle dosáhnout méně invazivními prostředky, např. kontrolou vedoucím pracovníkem, je povinen tyto prostředky upřednostnit. Kontroly mohou být pouze namátkové, pokud zaměstnavatel nemá konkrétní podezření z porušování pracovních povinností daného zaměstnance. Jednotlivá kontrolní opatření by měla být rovněž užívána podle pracovních pozic zaměstnanců, např. je rozdíl kontroly práce finančního ředitele a recepční. Všechny používané prostředky a postupy však musí být písemně upraveny a zaměstnanec s nimi musí být ještě před jejich použitím seznámen (např. s možností namátkové kontroly).

Sledování výpočetní techniky zaměstnanců

Zákoník práce v § 316 stanovuje zákaz podrobit zaměstnance otevřenému či skrytému sledování, odposlechu anebo záznamu telefonických hovorů či kontrole elektronické pošty, pokud nemá zaměstnavatel závažný důvod spočívající ve zvláštní povaze činnosti zaměstnavatele (tato podmínka se posuzuje individuálně u každé firmy zvlášť). Pokud zaměstnavatel nesplňuje podmínky spočívající ve zvláštní povaze činnosti, pak může kontrolovat své zaměstnance jen tehdy, pokud tím nenarušuje jejich soukromí na pracovišti a pokud opatření zaměstnavatele bude přiměřené jeho účelu. Zaměstnavatel dále může přiměřeným způsobem kontrolovat, aby firemní počítač nebyl užíván k soukromým účelům, pokud k takovému užívání nedal souhlas.

Ze stávající judikatury evropských a českých soudů a rozhodnutí Úřadu pro ochranu osobních údajů vyplývá, že zaměstnavatel nesmí sledovat, monitorovat a zpracovávat obsah telefonické a e-mailové korespondence svých zaměstnanců. V žádném případě by zaměstnavatel proto neměl otevřít soukromý e-mail zaměstnance. Zaměstnavatel však může sledovat množství a velikost odeslané a přijaté pošty zaměstnancem, případně od koho byl e-mail přijat.

V současné době (koronavirová krize) pracuje mnoho zaměstnanců z domu a zaměstnavatel má tak ztíženou kontrolu nad svými zaměstnanci. Ani tato mimořádná situace však zaměstnavatele neopravňuje k invazivnímu sledování zaměstnanců (např. prostřednictvím videonahrávek či neustálým sledováním monitoru PC). Zaměstnavatel je vždy povinen volit jiná vhodná opatření, např. zavedení tzv. whitelistů (povolených webových stránek) nebo tzv. blacklistů (blokování konkrétních webových stránek). Případně lze namátkově sledovat domény navštívených internetových stránek.

Sledování zaměstnanců kamerou

Pokud máte kamery na pracovišti, v rámci kterých je možné sledovat pohyb a činnost zaměstnanců, pak platí již shora uvedené. Využívat je lze jen v nezbytných případech a z odůvodněného zájmu zaměstnavatele. Pomocí kamerových systému lze např. sledovat prostory, kde s vyšším rizikem dochází k protiprávnímu jednání (krádeži) nebo kde je to nutné např. pro zajištění bezpečnosti a ochrany zdraví při práci. V žádném případě nelze sledovat prostory sloužící k odpočinku nebo převlékání zaměstnanců.

Sledování zaměstnanců (služebních vozidel) pomocí GPS

Monitorování služebních vozidel při pracovních cestách pomocí GPS je při zachování účelu a požadavku nezbytnosti rovněž povoleno.Odůvodněné je to ale pouze v rozsahu a způsobem potřebným pro ochranu a správu majetku firmy a k vedení evidence jízd (knihy jízd), kterou je zaměstnavatel povinen vést ze zákona.

Umožní-li zaměstnavatel využívat služební vozidlo zaměstnanci i k soukromým účelům, je nadále oprávněným zájmem zaměstnavatele chránit svůj majetek prostřednictvím GPS. Ani zde však nebude odůvodněná neustálá kontrola pohybu služebního vozidla.

Zveřejňování fotografií zaměstnanců

Zaměstnavatel může v odůvodněných případech zveřejňovat fotografie svých zaměstnanců, např. na svých webových stránkách za účelem prezentace firmy či daného zaměstnance. Zveřejňuje-li zaměstnavatel fotografie zaměstnanců z firemních akcí na svých webových stránkách, nejedná se o záležitost spadající pod GDPR, ale pod úpravu občanského zákoníku. Dle ust. § 84 a násl. občanského zákoníku lze podobu člověka zachytit a zveřejnit, až na výjimky, jen s jeho svolením.

Zveřejnění zdravotního stavu zaměstnanců

V souvislosti s koronavirovou krizí přichází ještě další otázka, a to zpracování citlivých údajů o zdravotním stavu zaměstnanců, které se obvykle nezpracovávají. Zákoník práce v § 102 ukládá zaměstnavateli tzv. prevenční povinnost vytvářet bezpečné a zdraví neohrožující pracovní prostředí. Zaměstnavatelé by rovněž měli přijmout ochranná opatření k předcházení rizikům. Takové riziko může spočívat v tom, že na pracovišti se vyskytuje nakažená osoba. Skutečnosti o konkrétní osobě však smí zaměstnavatel sdělit pouze v rozsahu nezbytném k ochraně zdraví a musí o tom zaměstnance předem informovat. 

Závěr

Zaměstnavatel je ve všech shora popsaných situacích povinen předem zaměstnance informovat o rozsahu, účelu a způsobu možného monitorování zaměstnance a stanovit jasná pravidla pro možnou kontrolu zaměstnanců (např. v pracovním řádu). Právě absence jasného rámce provádění kontroly může být důvodem pro shledání nezákonného monitoringu zaměstnanců a může být za něj udělena pokuta. 

Každá firma má svá specifika a potřeby jednotlivých firem se mohou lišit, a neexistuje proto univerzální návod, dle kterého by se mohly firmy při nastavení pravidel monitoringu zaměstnanců řídit. Doporučuji zákonné nastavení pravidel pro monitoring zaměstnanců nepodceňovat a raději se poradit s odborníkem, než následně čelit sporům s bývalým zaměstnancem nebo správnímu řízení ze strany Úřadu na ochranu osobních údajů.

                                                                                                      JUDr. Barbora Martinková

Kontaktujte mě

Pokud máte jakékoliv dotazy k monitoringu zaměstnanců, neváhejte mě kontaktovat.